管理者の使い方

コワーキングスペース会員管理システムの基本機能は、管理者ログイン後、左メニュー「Com」からアクセスできます。
以下全て「Com」をクリックした後の解説になります。

施設登録

会議室、ミーティングスペース、プロジェクター、マイクなど、コワーキングスペースにある施設を登録。
登録された施設は当システムで、予約受付、利用管理、支払管理などが行なえます。

1)施設一覧 → 新規登録、施設登録画面を開く。
2)最低限「施設名」を入力すれば登録できます。各詳細については、施設編集にて解説します。

施設一覧

鉛筆アイコン:施設の詳細画面を開く。
目アイコン:各施設ごとの予約状況を確認。

「並び順番号を整列」をクリックすると、10刻みで並び順を振り直します。

施設編集

登録番号:システム内部の登録番号

施設名:利用者にもわかりやすい名前を付けましょう。

URL:各施設の予約画面のアクセスURLの末尾を任意に指定できます。
管理しやすい、わかりやすいURLを入力しましょう。省略すると登録番号がURLの末尾になります。英数字のみ。

詳細説明:予約画面の上部に、その施設の説明を入力することができます。HTML可。
料金、注意事項など入力すると良いでしょう。

一覧表示:yes:表示、 no:非表示
noにするとトップページ、マイページの施設一覧に表示されなくなります。
一時的に予約を受け付けたくない場合などに活用できます。
直接URLにアクセスすると表示されます。

並び順:トップページ、マイページに表示される際の並び順を指定できます。昇順。
例)10, 20, 30と並んでいて、2番めに表示させたいときは10~20の間、15などと入力すれば2番めになります。

ビジター・メンバー料金:それぞれの、最小の利用料金を登録します。
後述する「料金単位」を最小単位として乗算、利用金額として算出します。
例)ビジター料金250円、料金単位30分の場合、30分ごとに250円発生、2時間予約した場合は1000円になります。
計算式はメンバーも同様。

GカレンダーID:予約が入ったらgoogleカレンダーにも表示させることが出来ます。
Public:一般公開用。施設名、または「予約済」のみを表示します。
Private:非公開スタッフ用。利用者の名前も表示します。
連携方法は次の項目へ。

施設名付与:googleカレンダー連携時に、施設名を付与するかどうか、を選択できます。
yes:付与する。一つのgoogleカレンダーに複数施設の予約を集約する場合は、施設名を付けると良いでしょう。
no:一つのgoogleカレンダーに一つの施設を連携させる場合は、noとした方が見やすいと思います。

利用可能属性:all:全員、 member_only:メンバー限定
メンバー限定にすると、マイページからしか予約画面にアクセスできません。またビジターはログインしても表示されません。
なおスタッフは全部表示されます。

課金単位:facillty:施設単位、 person:人数単位
施設単位の計算方法は、「料金 × 時間」。
人数単位は、「料金 × 時間 × 人数」となり、予約画面で人数選択が表示されるようになります。
利用人数で料金が変わる場合は、人数単位を選択。

利用上限人数:1~10
予約画面で選択できる人数を指定。課金単位が「人数単位」の場合のみ有効です。

料金単位:30、60(単位:分)
例)30とした場合、30分ごとに上記のビジター・メンバー料金を加算します。
初期設定で、最小単位を2コマにすることが出来ます。 例)基本は1時間単位だけど、追加・延長は30分単位で、などの場合は初期設定で2コマにし、料金単位は30にすれば、予約時の最小単位は1時間(2コマ)で、そこからの追加だけ30分に単位になります。

予約登録単位:10、30、60(単位:分)
予約画面で選択できる「開始時間」の、"細かさ"を選択します。 10を選択した場合、10分刻みに「9:00, 9:10, 9:20, 9:30, 9:40, 9:50, 10:00, 10:10...」と開始時間を細かく選択できますが、その分若干面倒になります。
60を選択した場合、60分刻みに「9:00, 10:00, 11:00...」と開始時間を選択するようになります。

:施設編集は、最初に決めてなるべく変更しないようにした方が良いでしょう。
予約時間や合計金額など、既に入っている予約と変更前後の整合性がとれなくなり、不具合の原因となる場合も考えられます。

googleカレンダー連携

1)連携させたいgoogleカレンダーの「設定」を開く
2)「特定のユーザーとの共有」で「ユーザーを追加」を押す。
3)次のユーザーを「予定の変更権限」で追加。
co-member@co-member.iam.gserviceaccount.com
4)「カレンダーの統合」にある、カレンダーIDを控える(コピー)。
5)co-memberで連携したい施設の編集画面を開く。
6)GカレンダーIDの欄に、4で控えたカレンダーIDをペースト。
7)登録ボタンを押す。

User登録

User一覧 → 新規登録、会員登録画面を開く。
名前、メールアドレス、パスワードを入力。属性を選択。登録ボタンを押す。

属性は後から変更できません。変更は出来ませんので、一旦退会として再登録してください。
メンバー・スタッフは管理画面からしか登録できません。

登録すると、該当者へ登録した旨メールが配信されます。
ログインURL、ログインID、パスワードが記載されています。

パスワードは、英数字6文字以上で、適当に入力してください。
日付などを入力して、「ログイン後に自分へ変更してください。」とアナウンスしても良いと思います。
配信メールでも、早めの変更を促しています。

User一覧

会員番号、名前、メールアドレスなどで検索できます。

鉛筆アイコン:ユーザー編集画面が開きます。
ファイル型アイコン:メンバーのみ、そのユーザーの請求一覧が開きます。

User編集

会員番号:登録後システムから自動的に割り振られる、一意の番号。
[有効]システム使用可、[退会]システム使用不可

名前:利用者の氏名

EMail:メールアドレス、ログインID
システムからの各種お知らせもこのメールアドレス宛に送信されます。

パスワード:システムにログインするためのパスワード。
パスワードを参照することは出来ません。変更のみ可となっています。
変更する場合のみ、新しいパスワードを入力、登録してください。

電話番号:受付があった際に通知する縁和番号になります。
ビジターの場合は、連絡先として登録して頂きます。

住所:システム上では使用していません。
管理用として登録しておくことが出来ます。

社名:領収書の宛名、またはマイページトップに表示されます。

受付表示:yes = 表示、 no = 非表示
右側は受付名、任意の名称を受付に表示できます。

受付通知:以下それぞれチェックが入っていると通知します。
総合受付:スタッフ用。受付で総合受付を押された際に通知を受けるかどうか。
Tel:電話で受付通知を受けるかどうか。
Mail:メールで受付通知を受けるかどうか。
ChatWork:ChatWorkで受付通知を受けるかどうか。

通知設定
ChatWork設定:ChatWorkで通知を受けるための設定を行います。詳細は次の項目へ。

Felica:入退室をFelicaタッチで行うために、Felica Idmを登録します。
1)ユーザー登録後、とりあえず1回、ユーザーが持っているFelicaカードを読み込ませてください。
2)読み込ませた時間を、できるだけ正確に記録しておいてください。
3)入退室履歴に、その時間でユーザーに紐付かない履歴があるはずです。そのIdmをコピー。
4)ユーザー編集に戻り、この項目にペースト。
これで、該当ユーザーはFelicaタッチで入退室できるようになります。

画像:ユーザーの顔写真を登録することを想定しています。
画像は、入室状況でのみ表示されます。新人スタッフがユーザーを把握するために利用することを想定しています。
画像は、正方形で登録してください。

課金メール通知:月額課金時にメール通知するかどうか。
yes = 通知する、 no = 通知しない
月末クレジットカード決済時にメールを送信するかどうかの設定です。

月額課金1~5:ここに登録された名称(品目)・金額を、月初に自動で、月末決済用の明細として登録します。
明細は月内であれば、追加・削除が可能です。
毎月決まった金額が発生する、月額利用料、ロッカー代などを登録します。
枠は5つまで。

退会:チェックして登録ボタンを押すと、そのユーザーは退会扱いとなります。
以降のログインはできません。またそのユーザーに対する一切のシステム処理が止まります。
月額会員などは、契約が切れる月末などにまとめて処理したほうが良いでしょう。

ChatWork設定

1)通知させたいグループチャットに、
「info@co-member.com」を招待する。
2)ChatWork設定から「アカウントID」と「Room Id」を入力、登録ボタンを押す。

アカウントID:アカウントIDを確認する
Room Id:ルームIDを確認する

予約一覧

予約状況を月単位で一覧できます。
上部から月の切り替えができます。
各予約をクリックすると予約詳細に切り替わります。

予約詳細

予約の詳細を参照できます。

状態(Status):利用前、利用済、取消
利用状態を3つのステータスで管理できます。
メンバー・スタッフの予約は、当日を過ぎると自動的に「利用済」に変わります。
ビジターは自動で変わりませんので、運用で管理してください。
メンバー予約は、ステータスが変わった際に、請求明細へ自動的に転載され、月末にまとめて決済されます。
取消にするとその予約の一切の自動処理が止まります。

決済:決済済み、未決済
基本的にはビジター利用の料金を受け取ったか?を管理する想定です。
:事前カード決済では自動的に決済済みとなりますが、最終的にカード決済完了まで至らなかった、 または途中でエラーが発生した等の場合は、未決済となります。その際は利用時に徴収してください。
メンバー予約の場合は、請求に自動転載後、月末にまとめて決済となります。
ビジターの場合は、運用で管理してください。
「決済済」を「未決済」に戻すことは出来ません。以降はメモ欄で管理してください。

メモ:申し送り、特記事項などのメモ欄です。
管理者のみが参照・編集できます。
支払方法、利用時の特記事項や、忘れ物情報などを記録しておくと良いでしょう。

ビジター利用前・未決済

予約一覧のサブメニュー
ビジターの利用状況、決済状況を管理するためのメニューです。
それぞれ今日を含め過去の予約のみが表示されます。
表示されている全ての予約を「済み」に変更する機能が、下部のリンクになります。

ビジター利用前:利用済みに変更し忘れている予約が無いか確認し、あれば一括で変更。
または定期的に開いて、その都度まとめて利用済みに変更しても良いでしょう。

ビジター未決済:未決済の予約がないか確認。または変更し忘れている予約を確認し、まとめて変更など、
運用の際に活用してください。

予約検索・取消一覧

予約検索:会員番号、予約番号、予約日で検索できます。

取消一覧:月別に取り消し(キャンセル)された予約を表示します。

請求一覧

各月毎の請求を一覧できます。
上部から月の切り替えができます。
各月毎の一覧を、下部のリンクからCSVでダウンロードできます。請求管理などにご利用ください。
Status:beforeの請求を一括で、Status:run に切り替えるリンクが下部にあります。Statusについては、請求明細の項目をご参照ください。

Card
success:カード決済成功
error:カード決済失敗
none:決済カードが登録されていない、かつユーザー編集の「月額課金」に登録がない。
表示無し:決済カードが登録されていない、しかし月額課金は計算している。

請求明細

User一覧、請求一覧からファイル型アイコンをクリックすると、請求明細が開きます。

Status:Mail:Status:現在のステータス、Mail:メール通知の状態

決済日:決済日、または決済予定日。

カードStatus:該当ユーザーの、現在のカードステータス。
success:有効、決済可能。
error:無効、要再登録。

Status:決済状況
before:決済前。明細行の追加・削除が可能。
run:決済済み。
close:取消、決済中止。合計金額0円でも意味としては同じですが、明示的に取消とする場合に変更する。
error:カード決済エラー。月末カード決済時にエラーになった場合、ユーザーにメールで通知、カード再登録と決済を促します。ユーザーが再登録・決済を行わない限りerrorのままです。

メモ:請求、明細、決済について、特記事項などがあれば入力。
管理者のみ参照・編集できます。

明細:明細は決済前であれば追加・削除できます。
その月限定の請求、入会金、日割り会費、施設の延長料金など、随時追加できます。
追加された明細は、メンバーもマイページから確認できます。
追加:品目・単価・数量を入力して、登録を押す。
削除:右側のゴミ箱アイコンを押す。
マイナス明細を入力する場合は、単価に半角ハイフンを付けて登録。

月額課金について

本文中でメンバーの決済に関する部分は、クレジットカード決済を指しています。
しかしクレジットカードを利用していないメンバーも居るかと思います。
本システムは、クレジットカードが登録されてなくても、金額計算だけでも利用できます。
現金・銀行振込などのメンバーに対しては、請求一覧からCSVがダンロードできますので、請求金額の確認、支払の消し込みなどに利用してください。
確認・消し込み後は、請求一覧から、「beforeを全て実行済(run)に変更する」でステータスを変更しておきましょう。

決済は、月末深夜に実行され、
当月の明細は、毎月1日の早朝に、ユーザー編集の「月額課金」を参照し自動登録されます。
つまり月途中で登録されたメンバーは、月末に決済される明細がありません。
月途中で入会されたメンバーに対しては、入会金・日割り会費などを、手動で登録してください。

月末に自動決済された請求は原則、取消できません。
月末が近くなったら、請求一覧を確認し、おかしな金額がないか?、念のため確認しましょう。
1桁間違えて入力しても、気付かなければそのまま決済されてしまいます。
また決済後に間違いに気づいた場合は、個別に調整してください。

営業日カレンダー

月毎に、コワーキングスペースの営業日、営業時間を設定できます。
上部から月を切り替えできます。
営業日、営業時間を設定することで、営業外は予約を受け付けなくなります。

door:open or close
closeにすると、1日予約を受付けません。
opneの場合は、営業時間も設定します。

open , close:営業開始時間、営業終了時間
door:opne時のみ有効。

初期設定で、各曜日ごとの営業時間を設定し、自動適用させることが出来ます。
自動適用されたあとで、必要に応じて変更してください。

受付・受付履歴

受付履歴を最新順に参照。

Type

:一覧に表示されているTypeについて、
general:総合受付が押された。
delivary:配達業者専用が押された。
user:各メンバー・スタッフが直接押された。

総合受付・受付状況

総合受付:スタッフ一覧を表示し、誰が総合受付の通知を受けるか、をまとめて変更できます。
チェックが入ってるスタッフが、総合受付の通知を受付けているスタッフです。
変更するにはチェックを入れ替えて、登録ボタンを押してください。
誰も総合受付の通知を受け付けていない状態だと、「総合受付」が表示されません。
「配達業者専用」は、名前入力が省略された総合受付です。同じ通知先へ通知されます。

受付状況:現在、受付に表示されているユーザーを一覧できます。

入室状況

現在、入室しているメンバーを画像付きで一覧。
画像は、ユーザー一覧 → 鉛筆アイコン(ユーザー編集) から登録できます。

入退室について、
退室している場合は入室へ、入室している場合は退室になります。
日付をまたぐと全員自動的に退室になります。

入退室履歴

入退室 → 入退室履歴
入退室の履歴を一覧。
未登録のFelica Idmを確認するのもこちらから。

Felicaとは、suica,pasmoなどに代表される、非接触型ICカードのことです。
Felica Idmとは、Felicaカードに付与された一意の識別コードです。

Method:manual:マニュアル入退室、 felica:Felicaタッチで入退室。
Status:in:入室、 out:退室

Felica:入退室時に使用されたFelica Idm。
未登録のFelicaカードでタッチしても履歴が残ります。Status:noneになります。
新しく登録したメンバーがいる場合は、1回タッチしてもらい、ここでFelica Idmをコピーして、ユーザー編集でFelicaにペーストしてください。